Data Retention - Japanese

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データ保持

このページでは、『当サイト』のサービスにおいてデータがどれくらいの期間保持されるのか、そしてそれを誰が決めるのかを説明します。

保持期間を決めるのは誰か

同じプラットフォーム上で性質の異なる2つの処理が行われており、「これはどれくらい保持されるのか」への答えは、そのどちらを指すかによって変わります。

お客様がアカウントに投入したコンテンツ — アンケート、フォーム、回答、連絡先、受信トレイの会話、ライブチャット、添付ファイル — はお客様のものです。保持期間を決めるのはお客様であり、アカウント単位・プロジェクト単位・設問単位・回答単位で削除できる機能がアカウント内に用意されています。当社はお客様に代わってこれを保管し、お客様の指示、またはお客様が設定したルールに従って削除します。当社側の自動ルールをこのコンテンツに適用する場合は、その内容を以下に記載していますのでご確認いただけます。

サービスを運営するために当社が保持する情報 — アカウントおよびログイン情報、請求記録、お客様と当社サポートチームとのやり取り、セキュリティおよび不正利用の記録 — については当社が判断します。これらの期間は以下の「当社が管理する情報」およびプライバシーポリシーに記載しています。

他の方が作成したアンケートに回答された方、または他社のウェブサイト上でチャットウィジェットをご利用になった訪問者の方は、末尾の「他の方のプロジェクトに回答された場合」をご覧ください。

お客様が管理するコンテンツ

アンケートおよびフォームデータの削除

アカウント内のアンケートやデータはいつでも削除できます。一度削除すると、復元できない場合があります。

データの種類	復元できますか？
設問	設問は復元できません。
回答	回答は復元できません。
アンケート	アンケートとその内容は「削除済み」フォルダに移動し、30日間保持されます。30日が経過するとアンケートは完全削除の対象として記録され、当社はさらに14日間データを保持します。その期間の経過後、アンケートとそのすべてのデータは稼働システムから削除されます。「削除済み」フォルダ内から完全削除を指定することもできます。フォルダに入ってすでに14日以上経過している場合は当日中に削除され、そうでない場合はその14日が経過するまで保持されます。

アカウントのプランを下げた場合でも、アンケートと回答はアカウント内に残ります。ただし無料プランの制限により、プランの期間・容量の上限を超えた結果などの一部データは、再度アップグレードするまで参照できなくなることがあります。

受信トレイおよびライブチャットの会話

メール、WhatsApp、Facebook Messenger、Instagram、またはお客様のライブチャットウィジェットからチーム受信トレイに届いた会話は、連絡先レコードおよび添付ファイルとともに、チケットとしてアカウント内に保存されます。

処理内容	時期
チームの誰も返信していない会話は自動的に削除されます	受信から30日後
削除されたものはすべて（お客様による削除、受信トレイのルールによる削除、自動削除のいずれであっても）添付ファイルを含めて稼働システムから消去されます	削除から30日後
チームが返信した会話は、お客様が削除するまで保持されます	既定では期限なし

返信済みの会話を一定のスケジュールで削除したい場合は、受信トレイごとに時間ベースの自動削除ルールを設定できます。設定されることをお勧めします。設定がない場合、会話の内容は無期限に保持されます。会話では皆が自由に書き込むため、お客様が求めた以上の個人情報が含まれていることが少なくありません。

ライブチャットでは、チャットチャネルごとに身元が特定されていない訪問者の保持期間を設定することもできます。有効にすると、連絡先情報を一切提供しなかった訪問者の会話は、そのすべての会話が終了し、指定した日数だけ操作がない状態が続いた時点で、連絡先レコードとともに削除されます。この設定は既定では無効です。これらを「匿名」ではなく「身元が特定されていない」と表現しているのは、ページをまたいで会話を継続できるようウィジェットが訪問者のブラウザにランダムな識別子を保存するためです。この識別子は個人を名指しするものではありませんが、完全な匿名データでもありません。

連絡先レコード

会話を削除しても、その会話の相手である連絡先は削除されません。受信トレイのルールは会話に対して作用するものであり、連絡先には作用しません。メールアドレスやメッセージアカウントを持つ連絡先は、それ自体がお客様のCRM上のレコードであり、お客様が削除するまで、アカウントが有効である限り保持されます。

例外は上記の身元未特定の訪問者に関する設定です。この設定を有効にすると、連絡先情報を一切提供しなかったライブチャット訪問者によって作成された連絡先は、その会話とともに削除されます。

当社が管理する情報

以下は、サービス運営のために当社が保持するデータについて、当社が定めている期間です。

対象	期間
アカウントおよびログイン情報	アカウントが開設されている間は保持されます。以下の「アカウントの閉鎖」および「非アクティブアカウント」をご覧ください
請求・インボイス記録	EUの税法上の要件により10年間
当社サポートチームとのやり取り	当社の誰も返信していない会話は30日後に削除されます。当社が返信した会話は、対応済みとされた後、当社の最終返信から180日後に削除されます
アプリケーションおよびセキュリティのログ	検索可能な状態で14日間、アーカイブで最長180日間
エラーおよびクラッシュレポート	90日間
公開APIのリクエストログ	30日間
Webhook の配信記録	90日間

当社自身のサポート対応の会話は、お客様のアカウント内の受信トレイとは別のものです。Shout のサポートにお問い合わせいただいた場合、その会話は本セクションおよびプライバシーポリシーの対象となり、お客様がご自身のアカウントで設定する受信トレイのルールの対象にはなりません。

アカウントの閉鎖

アカウントはいつでも削除できます。削除すると直ちに無効化され、アカウントおよびそのデータは90日以内に当社のシステムから削除されます。一度削除されたアカウントは復元できません。サポートチームにご連絡いただければ、即時削除を依頼することもできます。

組織（チーム）に所属していて、その管理者アカウントが削除された場合、その管理者から共有されていた機能は利用できなくなり、お客様ご自身のアカウントは無料プランに戻ります。

非アクティブアカウント

17か月間ログインがないアカウントを非アクティブと見なします。有効な有料サブスクリプションをご利用中のアカウントが非アクティブと見なされることはありません。

組織（チーム）に所属している場合、そのチーム内のいずれかにおける最近の利用状況または有効な有料サブスクリプションによって、チームに属するすべてのアカウントがアクティブな状態に保たれます。

データを削除する前に、まず警告メールをお送りし、続いて2回目のリマインダーをお送りします。この通知期間中にログインいただければアカウントはアクティブな状態に保たれ、何も削除されません。通知期間が経過すると、アカウントおよびそのアンケートデータは削除されます。

アカウントをアクティブに保つには、ときどきログインしてください。

アカウント削除後に保持するデータ

限定的な状況において、当社はアカウント情報を保持します。

• 該当する場合に当社の契約を履行させるため。
• 違法となりうる行為を防止するため。
• 望ましくない行為や不正利用を検知し防止するため。
• 法的な要請に対応し、または詐欺を防止するため。

これらの目的でデータを保持する場合、その目的の解決のためにのみ使用します。目的が解決された時点で、関連するアカウントデータは削除されます。

バックアップ

暗号化されたデータベースのバックアップは120日間保持された後、自動的に削除されます。当社のストレージ提供事業者が削除済みファイルに設けている短い復旧期間を考慮すると、お客様のデータの複製は、稼働システムから削除された後もバックアップ内に最長で約135日間残る可能性があります。

上記の各セクションで「稼働システムから削除される」と記載しているのはこのためです。バックアップは障害発生後にサービスを復旧する目的にのみ使用され、削除されたデータがバックアップから稼働システムに戻されることはありません。

他の方のプロジェクトに回答された場合

アンケート、フォーム、クイズ、投票に回答された場合、回答の保持期間を決めるのはそのプロジェクトの作成者です。作成者にお問い合わせください。当社は作成者に代わって回答を保管しており、作成者に代わってその判断を行うことはできません。

他社のウェブサイト上でライブチャットウィジェットをご利用になった場合、その会話を管理し保持期間を決定するのはその事業者です。当社ではなく、その事業者にお問い合わせください。メッセージを送信するまで何も記録されません。ウィジェットが設置されたページを開いただけでは、記録は作成されず、ブラウザにも何も保存されません。